Sie müssen die Vorsteuervergütungsanträge im BZStOnline-Portal (BOP) stellen. Dafür benötigen Sie ein Zertifikat für das BZStOnline-Portal (BOP) oder für das ElsterOnline-Portal (EOP).

Verfahren mittels ElsterOnline-Zertifikat (empfohlen für deutsche Unternehmer und Bevollmächtigte):

• Loggen Sie sich mit Ihrem ElsterOnline-Zertifikat ein.
• Füllen Sie das Formular „Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland“ vollständig aus.
  • Hinweis zum Upload der erforderlichen Rechnungsbelege oder Einfuhrdokumente:  speichern Sie diese möglichst lokal in einem separaten Verzeichnis ab. Benennen Sie die Belege anhand der Reihenfolge ihrer Zuordnung im Vergütungsantrag.
• Laden Sie die Belege direkt vor der Versendung des Antrags im Menüpunkt "Versenden Ihrer Daten" hoch, nachdem Sie Ihren Antrag geprüft haben.
• Die Datei mit den beigefügten Belegen darf nicht größer als 5 Megabyte (MB) sein.
• Senden Sie den Antrag elektronisch ab.
• Nach der dem Versand des Antrags erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr BOP-Postfach.
• Ihr Antrag wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) geprüft.
• Nach erfolgreicher Prüfung leitet das BZSt den Antrag an den Mitgliedstaat der Erstattung weiter.
• Sie erhalten vom Mitgliedstaat der Erstattung eine Mitteilung auf elektronischem Wege, wenn der Antrag eingegangen ist. Ebenso informiert Sie der Mitgliedstaat der Erstattung, ob er Ihrem Antrag stattgibt oder nicht.
• Lehnt das BZSt die Weiterleitung Ihres Antrags ab, erhalten Sie vom BZSt einen Bescheid per Post.

Verfahren mittels BOP-Zertifikat:

• Sie müssen sich zunächst schriftlich für die Nutzung des BOP beim BZSt anmelden.
• Rufen Sie das Formular zur Anmeldung auf der Internetseite des BZSt auf. Füllen Sie es elektronisch aus, drucken Sie es aus und unterschreiben Sie es.
• Senden Sie das Formular mit den darin geforderten Nachweisen per Post an das BZSt.
• Das BZSt übermittelt Ihnen dann per E-Mail die Aktivierungsdaten und per Post den Aktivierungscode für Ihren Zugang.
• Aktivieren Sie Ihr BOP-Konto mit den Daten. Sie erhalten anschließend ein BOP-Zertifikat. Mit diesem Zertifikat können Sie sich künftig in Ihrem BOP-Konto einloggen.
• Füllen Sie das Formular „Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland“ im BOP vollständig aus.
  • Hinweis zum Upload der erforderlichen Rechnungsbelege oder Einfuhrdokumente: speichern Sie diese möglichst lokal in einem separaten Verzeichnis ab. Benennen Sie die Belege anhand der Reihenfolge ihrer Zuordnung im Vergütungsantrag.
• Laden Sie die Belege direkt vor der Versendung des Antrags im Menüpunkt "Versenden Ihrer Daten" hoch, nachdem Sie Ihren Antrag geprüft haben.
• Die Datei mit den beigefügten Belegen darf nicht größer als 5 MB sein.
• Senden Sie den Antrag elektronisch ab.
• Nach dem Versand des Antrags erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr BOP-Postfach.
• Ihr Antrag wird vom BZSt geprüft.
• Nach erfolgreicher Prüfung leitet das BZSt den Antrag an den Mitgliedstaat der Erstattung weiter.
• Sie erhalten vom Mitgliedstaat der Erstattung eine Mitteilung auf elektronischem Wege, wenn der Antrag eingegangen ist. Ebenso informiert Sie der Mitgliedstaat der Erstattung, ob er Ihrem Antrag stattgibt oder nicht.
• Lehnt das BZSt die Weiterleitung Ihres Antrags ab, erhalten Sie vom BZSt einen Bescheid per Post.